Enable Bar Code Input

 

Do you know in Autocount , you can scan the barcode of an item so that you can add in item automatically when creating new sales or purchase document.

 

First, you need to have barcode scanner device so that you can input the barcode.

 

Go to Tools--> Options--> Stock-->Bar Code

 



 

Copy User & User Group, Access Right & Report Layout from Existing Account Book

当你create 一本新的Account Book，你可以把旧Account Book的Users, User Group, Acces right,Report & Grid Layout 抄去新的Account Book。那么你就不用浪费时间去create 新User，Report也不需要重做。

 

 

 

 这本Account Book只有一个User。

我将会抄这本Account Book 的User过去。

 

 

 Login AutoCount  Management Studio--> Copy Data From Other Account Book

记得backup一份在你还没开始做任何东西之前。 

 

 

选择你要从那本Account Book抄资料。

 



 

 

选择你要的抄什么资料，然后按Copy。

 





 

Login 新的Account Book，你就会看到User 被抄 过去了。

 

How to Detach Account Book

在AutoCount，你可以选择Detach Account Book如果你没有用到那本Account Book。Detach 了之后， 你在登录的页面就不会看到那本Account Book。


首先你要去File--> Manage Account Book--> Detach Account Book

按Yes确保你要Detach Account Book。

打Admin Password， 然后按OK。

 

Account Book成功Detach了。大功告成。

How to Attach Account Book

如果你的电脑不是主机，你要连接去主机的AutoCount，意思是Attach主机的Account Book，不妨看看。 一般上来讲，SQL Server都是装在主机（Server/Main Pc），分机（Client Pc）是连接去主机的。

 

 

File--> Manage Account Book--> Attach Account Book

 

 

 

 

Step 1: Get Available Server

 

Step 2: Select Server Name & correct Instance

 

Step: 按 Ok。

 

 

 

Step 1： Get Available Databases

Step 2:    Select Database

Step 3:    按OK

 

 

 

 

 Account Book 成功attach 了，你就可以登录了。

 



 

很多时候因为Connection 问题，ClientPc 连接不到Server PC.这时候你就要打电话给你的代理寻求帮忙了。连接不到的原因可能Firewall Blocks掉connection, Antivirus, 或者Connection很差。

How to Create a New Account Book

一般上来讲，如果要create 一本新的Account Book, 步骤很简单罢了。学会以下步骤，改次你就可以自己开一本新的Account Book了！


File--> Manage Account Book--> Create Account Book.

Step 1：打你的公司名字
Step 2：Press Next

如果你的电脑是主机或者是Server, SQL是在你主机或是Server的， 你就可以选“Create a default account book in this PC”

如果你的电脑是分机或者是Client PC ,你需要选“Create a new account book in any PC” 意思是你的Account Book 将会Created在你的主机/Server。

Step 1：选择你的Financial Year
Step2： 选择你的几时在AutoCount开始用的日期。

到这个地方，什么都不用管，按Next就行了。

 
Create Sample Chart of Accounts, Autocount 就会自动跟你Create Chart of Accounts.

Copy Master Data from other Account Book, 就是你可以从其他公司抄会一模一样的Chart of Accounts 包括report formats. 按Finish。

稍等一会儿， 新的Account Book 就会created 了。

你就可以登录新的Account Book 了。

当Create Account Book 完成了之后， 你可以联络你的代理以便处理新公司的License。

Manage Periok Lock

 

 

在AutoCount， 如果你做了closing account，你不想其他用户更改任何东西，你可以在AutoCount Lock掉整个Financial Year或者特定的月份, 不给任何人去更改它。

首先你要去Tools--> Manage Fiscal Year

Tick All 或者或者选择月份。

当然你可以Manage Execption给特定的用户更改或者开新的单。

Manage Period Lock --> 选择哪一个Entry, 还有那个用户可以更改。

按Apply -->Close.

Difference between Bad debt relief & Bad Debt with Bad Debt Relief

很多人都会搞乱到底什么是Bad debt relief ，什么是 Bad Debt with Bad Debt Relief。
很多用户都在AutoCount 做错。

Bad debt relief 是你代顾客换6% GST, 到了六个月你的顾客还没还钱，你就可以Claim回 6% GST。

Bad Debt with Bad Debt Relief 是你的顾客破产了或者倒闭了没有钱还你而你要Claim 会6% GST，你才需要做。一旦做了，改次你就不需要做Bad Debt Recovery.因为顾客已经没能力还你钱了。系统会帮你自动开AR CN，knock off Invoice 再post to journal, 那么顾客欠你的烂帐就会抵消掉。

要小心选择当你在 Manage AR Bad Debt Relief，一旦做错了，要改就很难了。假设你要做Bad debt relief ，却不小心按了Bad Debt with Bad Debt Relief ， 下次顾客还钱的时候，你就Knock knock不到发票, 你也做不到Bad Debt Recovery.

Year End Closing in AutoCount is Necessary for Every Year ??

很多AutoCount用户都以为每一年要做Year End Closing，然后全新的一年才可以重新开单。其实AutoCount不没有强逼用户一定要做Year End Closing，在新的一年可以继续开单。

你只需要每一年都加新的Fiscal Year就可以继续开单了， 当然当你的数据库越来越多资料，你的系统就会越来越慢，那时你就需要做Year End Closing 了。

以下的图片就是当新的一年开始，你没有加新的Fiscal Year，系统是不允许你开新一年的单,因为Fiscal Year 2017 并没有包括在系统内。



你要去Tools--> Manage Fiscal Year 加新的Fiscal Year.

然后按New Next Fiscal Year，然后在按OK。

之后你就可以开2017 年的单了。

How to Restore in AutoCount

Restore AutoCount 数据库是一件非常容易的事情， 首先你要确保那台电脑是有装SQL Server, 不然你就要Restore不到了。这么容易的事情， 你可以选择自己Restore，就不需要打电话给客服中心询问，毕竟打电话过去也比较耗时间。


Step 1: 首先去 Tools-->Restore, 选择Restore the data in this PC(意思是retrore 数据库在这台电脑)， restore the data in any PC 是比如说你的电脑不是主机（Server)， 你也可以在你电脑Restore 去主机。

Step 2 ： 按Next

Step 1： 按Browse，然后找寻你Backup File所在位置，

Step 2：选择你要的Backup File

Step3：按Finish

 

大功告之后，　你就可以登录AutoCount了。

 

How to Backup in AutoCount

Backup是一件很重要的事情，可以说是未雨绸缪，因为你不懂你的电脑会发生什么事情， 比如hard disk 坏， 电脑硬件坏， Windows corrupt, 这些都会造成你的(数据库)database 损坏，数据库坏了或者不见了，这些都会造成很大的损失，所以要定时做backup预防，不可以偷懒！

我会教大家如何做Backup。

首先你要去Tools--> Backup ， 然后按Browse。

 

 

Step 1： 然后选择Add 或者Update

               Add是加新的directory，意思是你同时间backup去几个不同的地方。

               Update是更新你现在的directory, 意思是你之前backup to C, 现在你要backup to D, 你可 以按Update更新你要储存的位置。

 

Step 2: 在选择你要backup 去那里， 然后按ok. (你可以选择backup 去你的PenDrive)

 



 按Backup To

 

 

Backup 成功， 按OK。