Account Type Maintenance

 

 Do you Know how to create all these Account Type in Account Maintenance? Some of you may face problem when want to create new Account Type but don't know where to maintain it.

 

First, go to General Maintenance--> Account Type Maintenance

Note: This feature is only applicable on Accounting Basic & above version

Press New, and you may create new Account Type from here

 

After that, you can see the new Account Type at Account Maintenance. You can start to drag account or create account under this Account Type.

Bank Reconciliation- Maintain Previous Year Uncleared Bank Transaction

In Bank Recon, if you have uncleared bank transaction for previous year, you can add the previous uncleared bank transaction into AutoCount and to be reconciled later. This is for one time only as when you migrate data from other system into Autocount, System didn't have previous records.
Go to G/L --> Bank Reconciliaion--> Maintain Previous Year Uncleared Bank Transactions

Step 1: Press + button

Step 2: Key in the transaction info

Step 3: Press save

Difference Between Opening Balance & Year to Date Balance

很多新的顾客都会搞不清楚什么时候要key In opening, 什么时候key in Year To Date Balance？
一开始如果把Opening amount 放错，之后就会很痛苦，因为你要更正。

一开始你要搞清楚你的Financial Year是几时到几时，确保你Accounting 系统的Financial Year 是正确的，还有你的Actual Start Date, 就是你几时开始用系统。

Opening balance 就是你的Financial year start date跟你的Actual Start Date一样。例子:你的Financial year start date 是 01/01/2016， 你在01/01/2016 开始用系统，那么你要把2015年的balance 放在Opening Balance。

Year To Date Balance 是当你的Financial Year start date 跟你的Actual Start Date 不一样，你就需要Key in 在 Year  To Date Balance.例子：你的Financial Year 是 01/01/2016， 可是你在01/05/2016才开始用Auto Count 系统，你1月到4月可能还在用着其他系统。那么你需要key in 1月到4月的 Month To Date Amount 在YTD Balance里.

祝大家2017 年赚大钱！！！！

Stock Value Maintenance

每个月 的Stock Closing, 你可以在Stock Value Maintenance 填写。填了之后，数目就会呈现在Financial Report. 一般上的用户在点算货源之后就会打在Stock Value Maintenance. 甚少有用户会用Live Stock Balance In all Financial Reports，而且这个Live Stock Balance 拿到的数目也不准确。所以大家尽量可以避免用这个setting.

G/L --> Stock Value Maintenance

当你打了Closing 数目， 数目就会呈现在Financial Report。

 

 

 

更多详情，不妨上AutoCount网站 查询。

Lock Opening Balance

在AutoCount，如果你已经Maintain Opening Balance，你可以选择Lock 掉Opening Balance，不让其他用户去更改任何数目，以防opening balance 的数目不对，到时你要查回去就头痛了。

Toolsà Manage Fiscal Yearà Lock Opening Balance

 

 

Tick 了之后，你去G/LàOpening Balance, 系统就会出现这个信息，不给任何人Edit Opening Balance。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maintain Bank Charge Account in Payment Method

相信很多人create 新的payment voucher,都有可能遇到这个问题。
原因是你有打amount 进去bank charges 这个column,然而你没有放户口号码给bank charges，所以系统就不知道到debit 去什么户口。

要maintain 户口号码， 首先你要去General Maintenance-->Payment Method Maintenance
选择你要Bank Charge户口， 然后按ok。
之后你开新的Payment Voucher 就没问题了。

 

Filter by Account

这个Module 的主要功能就是可以把特定的户口号码隐藏起来， 不让其他用户看到这个户口的transactions. 例如administrator 要发薪水给员工，又不想让特定的Autocount 用户看到这些敏感数字，就可以隐藏起来了！在还没有这个新module之前，老板肯定很头疼咯， 哈哈。
这个Module 是要1.8.17 或者以上的版本才有，当然好的东西，你都要额外购买!

首先你必须购买这个Module。

然后就可以去General Maintenance --> User Maintenance, 过滤特定的户口号码不要给其他用户看到。

  Admin 可以看到有关薪水的Transactions。

然而，普通用户就不能看到跟薪水有关系的Transactions， 他们也是不能选择薪水户口来开新的Payment Voucher。当然他们也不能在Ledger report, Journal of Transaction Report, Bank Reconciliation 看到相关的transactions.