Difference Between Opening Balance & Year to Date Balance

很多新的顾客都会搞不清楚什么时候要key In opening, 什么时候key in Year To Date Balance？
一开始如果把Opening amount 放错，之后就会很痛苦，因为你要更正。

一开始你要搞清楚你的Financial Year是几时到几时，确保你Accounting 系统的Financial Year 是正确的，还有你的Actual Start Date, 就是你几时开始用系统。

Opening balance 就是你的Financial year start date跟你的Actual Start Date一样。例子:你的Financial year start date 是 01/01/2016， 你在01/01/2016 开始用系统，那么你要把2015年的balance 放在Opening Balance。

Year To Date Balance 是当你的Financial Year start date 跟你的Actual Start Date 不一样，你就需要Key in 在 Year  To Date Balance.例子：你的Financial Year 是 01/01/2016， 可是你在01/05/2016才开始用Auto Count 系统，你1月到4月可能还在用着其他系统。那么你需要key in 1月到4月的 Month To Date Amount 在YTD Balance里.

祝大家2017 年赚大钱！！！！

How to Detach Account Book

在AutoCount，你可以选择Detach Account Book如果你没有用到那本Account Book。Detach 了之后， 你在登录的页面就不会看到那本Account Book。


首先你要去File--> Manage Account Book--> Detach Account Book

按Yes确保你要Detach Account Book。

打Admin Password， 然后按OK。

 

Account Book成功Detach了。大功告成。

How to Attach Account Book

如果你的电脑不是主机，你要连接去主机的AutoCount，意思是Attach主机的Account Book，不妨看看。 一般上来讲，SQL Server都是装在主机（Server/Main Pc），分机（Client Pc）是连接去主机的。

 

 

File--> Manage Account Book--> Attach Account Book

 

 

 

 

Step 1: Get Available Server

 

Step 2: Select Server Name & correct Instance

 

Step: 按 Ok。

 

 

 

Step 1： Get Available Databases

Step 2:    Select Database

Step 3:    按OK

 

 

 

 

 Account Book 成功attach 了，你就可以登录了。

 



 

很多时候因为Connection 问题，ClientPc 连接不到Server PC.这时候你就要打电话给你的代理寻求帮忙了。连接不到的原因可能Firewall Blocks掉connection, Antivirus, 或者Connection很差。

How to Create a New Account Book

一般上来讲，如果要create 一本新的Account Book, 步骤很简单罢了。学会以下步骤，改次你就可以自己开一本新的Account Book了！


File--> Manage Account Book--> Create Account Book.

Step 1：打你的公司名字
Step 2：Press Next

如果你的电脑是主机或者是Server, SQL是在你主机或是Server的， 你就可以选“Create a default account book in this PC”

如果你的电脑是分机或者是Client PC ,你需要选“Create a new account book in any PC” 意思是你的Account Book 将会Created在你的主机/Server。

Step 1：选择你的Financial Year
Step2： 选择你的几时在AutoCount开始用的日期。

到这个地方，什么都不用管，按Next就行了。

 
Create Sample Chart of Accounts, Autocount 就会自动跟你Create Chart of Accounts.

Copy Master Data from other Account Book, 就是你可以从其他公司抄会一模一样的Chart of Accounts 包括report formats. 按Finish。

稍等一会儿， 新的Account Book 就会created 了。

你就可以登录新的Account Book 了。

当Create Account Book 完成了之后， 你可以联络你的代理以便处理新公司的License。

Set Default GST at Tax Code Maintenance

在AutoCount，你可以set Default GST Tax Code. 就比如来讲你公司卖货给顾客是固定的SR 6%，你可以把它set 成Default, 当你每次开单时，SR6% 就会自动出来，你不用每次去选要用什么Tax Code。


GST--> Tax Code Maintenance--> 选择Tax Code, 然后在Default那里Tick按OK就可以了。

之后当你开单的时候SR 6% 就会自动被选用。

还有几个地方可以Set Default，下次在谈！

Stock Value Maintenance

每个月 的Stock Closing, 你可以在Stock Value Maintenance 填写。填了之后，数目就会呈现在Financial Report. 一般上的用户在点算货源之后就会打在Stock Value Maintenance. 甚少有用户会用Live Stock Balance In all Financial Reports，而且这个Live Stock Balance 拿到的数目也不准确。所以大家尽量可以避免用这个setting.

G/L --> Stock Value Maintenance

当你打了Closing 数目， 数目就会呈现在Financial Report。

 

 

 

更多详情，不妨上AutoCount网站 查询。

Lock Opening Balance

在AutoCount，如果你已经Maintain Opening Balance，你可以选择Lock 掉Opening Balance，不让其他用户去更改任何数目，以防opening balance 的数目不对，到时你要查回去就头痛了。

Toolsà Manage Fiscal Yearà Lock Opening Balance

 

 

Tick 了之后，你去G/LàOpening Balance, 系统就会出现这个信息，不给任何人Edit Opening Balance。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Manage Periok Lock

 

 

在AutoCount， 如果你做了closing account，你不想其他用户更改任何东西，你可以在AutoCount Lock掉整个Financial Year或者特定的月份, 不给任何人去更改它。

首先你要去Tools--> Manage Fiscal Year

Tick All 或者或者选择月份。

当然你可以Manage Execption给特定的用户更改或者开新的单。

Manage Period Lock --> 选择哪一个Entry, 还有那个用户可以更改。

按Apply -->Close.

Difference between Bad debt relief & Bad Debt with Bad Debt Relief

很多人都会搞乱到底什么是Bad debt relief ，什么是 Bad Debt with Bad Debt Relief。
很多用户都在AutoCount 做错。

Bad debt relief 是你代顾客换6% GST, 到了六个月你的顾客还没还钱，你就可以Claim回 6% GST。

Bad Debt with Bad Debt Relief 是你的顾客破产了或者倒闭了没有钱还你而你要Claim 会6% GST，你才需要做。一旦做了，改次你就不需要做Bad Debt Recovery.因为顾客已经没能力还你钱了。系统会帮你自动开AR CN，knock off Invoice 再post to journal, 那么顾客欠你的烂帐就会抵消掉。

要小心选择当你在 Manage AR Bad Debt Relief，一旦做错了，要改就很难了。假设你要做Bad debt relief ，却不小心按了Bad Debt with Bad Debt Relief ， 下次顾客还钱的时候，你就Knock knock不到发票, 你也做不到Bad Debt Recovery.

How to Handle Past Bad Debt Relief in AutoCount

一般上来讲，如果你中途换会计系统，而你又在旧的系统做了Bad Debt Relief, 你没有可能在新的系统在做多一次Bad Debt Relief。要怎样让新的系统知道你已经做了Bad Debt Relief，那么在下次你顾客还钱之后，你又可以交付6%给Custom？


比如说以下图片， 这个发票是从旧的系统带过来的。

你要去GST--> Manage AR Bad Debt Relief

选择Date或者Debtor， 然后单就好出现了，你要选择那些已经claim过GST的Past Invoice。

然后在Create Past Bad Debt Relief. 那么系统就会知道这些单已经是Bad Debt Relief，改次顾客还钱的时候， 你又怎样可以在系统做 Bad Debt Recovery？.

Change Taxable Period In AutoCount

如果你的公司已经换了Gst Taxable period,意思是说可能之前是三个月交GST 一次，现在换成了一个月， 那么你也要在AutoCount换成一个月。不然你跑GST Processor也是三个月的的Transactions.


首先，你要去Tools-->Options-->General-->Good and Service Tax

在GST Taxable Period（Months）哪里换成一个月，然后再按OK就行了。

Recalculate Stock Costing

当系统没与足够的货源，你还是可以开DO 或者Invoice给你的顾客，这个叫Back Order。系统会当你的cost （成本）为）0， 当你下次买货回来的时候， 你会发现卖出去的货，Cost还是0的，这是你要去做Recalculate Stock Costing.

系统会重新跟你算过Costing，排过进交易次序以便你可以拿到对的Costing。

Tools--> Recalculate Stock Costing

Maintain Company Address, Logo & Report Header

如果你要在AutoCount maintain你公司的地址与资料， 你需要去General Maintenance--> Company Profile。


公司名字，注册号码与GST注册号码都是在这里maintain.

General Tab--> 你可以在这里打你的公司地址，电话号码 ,联络人号码等有关的资料。

Logo & Report Header-->  你可以在这里放你公司的Logo，放了之后，Report 就会显示出来.

除此，你也要maintain Report Header 的地址，不然Report是不会显示你公司地址的.

很简单，你按Set Default Report Header 就行了，系统会拿你公司的Billing Address，你不需要自己再多一次地址。

Year End Closing in AutoCount is Necessary for Every Year ??

很多AutoCount用户都以为每一年要做Year End Closing，然后全新的一年才可以重新开单。其实AutoCount不没有强逼用户一定要做Year End Closing，在新的一年可以继续开单。

你只需要每一年都加新的Fiscal Year就可以继续开单了， 当然当你的数据库越来越多资料，你的系统就会越来越慢，那时你就需要做Year End Closing 了。

以下的图片就是当新的一年开始，你没有加新的Fiscal Year，系统是不允许你开新一年的单,因为Fiscal Year 2017 并没有包括在系统内。



你要去Tools--> Manage Fiscal Year 加新的Fiscal Year.

然后按New Next Fiscal Year，然后在按OK。

之后你就可以开2017 年的单了。

How to Restore in AutoCount

Restore AutoCount 数据库是一件非常容易的事情， 首先你要确保那台电脑是有装SQL Server, 不然你就要Restore不到了。这么容易的事情， 你可以选择自己Restore，就不需要打电话给客服中心询问，毕竟打电话过去也比较耗时间。


Step 1: 首先去 Tools-->Restore, 选择Restore the data in this PC(意思是retrore 数据库在这台电脑)， restore the data in any PC 是比如说你的电脑不是主机（Server)， 你也可以在你电脑Restore 去主机。

Step 2 ： 按Next

Step 1： 按Browse，然后找寻你Backup File所在位置，

Step 2：选择你要的Backup File

Step3：按Finish

 

大功告之后，　你就可以登录AutoCount了。

 

How to Backup in AutoCount

Backup是一件很重要的事情，可以说是未雨绸缪，因为你不懂你的电脑会发生什么事情， 比如hard disk 坏， 电脑硬件坏， Windows corrupt, 这些都会造成你的(数据库)database 损坏，数据库坏了或者不见了，这些都会造成很大的损失，所以要定时做backup预防，不可以偷懒！

我会教大家如何做Backup。

首先你要去Tools--> Backup ， 然后按Browse。

 

 

Step 1： 然后选择Add 或者Update

               Add是加新的directory，意思是你同时间backup去几个不同的地方。

               Update是更新你现在的directory, 意思是你之前backup to C, 现在你要backup to D, 你可 以按Update更新你要储存的位置。

 

Step 2: 在选择你要backup 去那里， 然后按ok. (你可以选择backup 去你的PenDrive)

 



 按Backup To

 

 

Backup 成功， 按OK。

 

Maintain Bank Charge Account in Payment Method

相信很多人create 新的payment voucher,都有可能遇到这个问题。
原因是你有打amount 进去bank charges 这个column,然而你没有放户口号码给bank charges，所以系统就不知道到debit 去什么户口。

要maintain 户口号码， 首先你要去General Maintenance-->Payment Method Maintenance
选择你要Bank Charge户口， 然后按ok。
之后你开新的Payment Voucher 就没问题了。

 

Extend the Length of Project Code

AutoCount 的 Project No 最多只可以放10个characters 。如果你要增加Project No 的长度，就要调一些设置。

 

 

首先，你要去按Windows 按钮--> 然后按AutoCount Accounting 1.8 Management Studio--> 然后用admin 的用户名登录。

 

 

 

 

登录了之后，去Tools--> 按Change User-Defined Data Types Size

选择d_Project

选择你要的长度，做多只可以30， 按Change。

然后再重新登录AutoCount，你就可以create 新的Project No 了。

AutoCount Login Error

当你登录AutoCount时，出现这个Error并弹出一个很长的信息。这个信息“The Server was not found or was not accessible” 其实是告诉你SQL SERVER 还没启动到。

你要去按Windows按钮,打services.msc

选择正确SQL Services，然后按start ，之后在重新登录AutoCount，就没问题啦。

很多时候AutoCount用户都会遇到Connection或者SQL Server 的问题登录不到AutoCount，尤其在周末更是求救无门。  下次我会分享更多关于Connection 与SQL Server的问题及如何解决。