Difference Between Opening Balance & Year to Date Balance

很多新的顾客都会搞不清楚什么时候要key In opening, 什么时候key in Year To Date Balance？
一开始如果把Opening amount 放错，之后就会很痛苦，因为你要更正。

一开始你要搞清楚你的Financial Year是几时到几时，确保你Accounting 系统的Financial Year 是正确的，还有你的Actual Start Date, 就是你几时开始用系统。

Opening balance 就是你的Financial year start date跟你的Actual Start Date一样。例子:你的Financial year start date 是 01/01/2016， 你在01/01/2016 开始用系统，那么你要把2015年的balance 放在Opening Balance。

Year To Date Balance 是当你的Financial Year start date 跟你的Actual Start Date 不一样，你就需要Key in 在 Year  To Date Balance.例子：你的Financial Year 是 01/01/2016， 可是你在01/05/2016才开始用Auto Count 系统，你1月到4月可能还在用着其他系统。那么你需要key in 1月到4月的 Month To Date Amount 在YTD Balance里.

祝大家2017 年赚大钱！！！！

How to Detach Account Book

在AutoCount，你可以选择Detach Account Book如果你没有用到那本Account Book。Detach 了之后， 你在登录的页面就不会看到那本Account Book。


首先你要去File--> Manage Account Book--> Detach Account Book

按Yes确保你要Detach Account Book。

打Admin Password， 然后按OK。

 

Account Book成功Detach了。大功告成。

How to Attach Account Book

如果你的电脑不是主机，你要连接去主机的AutoCount，意思是Attach主机的Account Book，不妨看看。 一般上来讲，SQL Server都是装在主机（Server/Main Pc），分机（Client Pc）是连接去主机的。

 

 

File--> Manage Account Book--> Attach Account Book

 

 

 

 

Step 1: Get Available Server

 

Step 2: Select Server Name & correct Instance

 

Step: 按 Ok。

 

 

 

Step 1： Get Available Databases

Step 2:    Select Database

Step 3:    按OK

 

 

 

 

 Account Book 成功attach 了，你就可以登录了。

 



 

很多时候因为Connection 问题，ClientPc 连接不到Server PC.这时候你就要打电话给你的代理寻求帮忙了。连接不到的原因可能Firewall Blocks掉connection, Antivirus, 或者Connection很差。

How to Create a New Account Book

一般上来讲，如果要create 一本新的Account Book, 步骤很简单罢了。学会以下步骤，改次你就可以自己开一本新的Account Book了！


File--> Manage Account Book--> Create Account Book.

Step 1：打你的公司名字
Step 2：Press Next

如果你的电脑是主机或者是Server, SQL是在你主机或是Server的， 你就可以选“Create a default account book in this PC”

如果你的电脑是分机或者是Client PC ,你需要选“Create a new account book in any PC” 意思是你的Account Book 将会Created在你的主机/Server。

Step 1：选择你的Financial Year
Step2： 选择你的几时在AutoCount开始用的日期。

到这个地方，什么都不用管，按Next就行了。

 
Create Sample Chart of Accounts, Autocount 就会自动跟你Create Chart of Accounts.

Copy Master Data from other Account Book, 就是你可以从其他公司抄会一模一样的Chart of Accounts 包括report formats. 按Finish。

稍等一会儿， 新的Account Book 就会created 了。

你就可以登录新的Account Book 了。

当Create Account Book 完成了之后， 你可以联络你的代理以便处理新公司的License。

Set Default GST at Tax Code Maintenance

在AutoCount，你可以set Default GST Tax Code. 就比如来讲你公司卖货给顾客是固定的SR 6%，你可以把它set 成Default, 当你每次开单时，SR6% 就会自动出来，你不用每次去选要用什么Tax Code。


GST--> Tax Code Maintenance--> 选择Tax Code, 然后在Default那里Tick按OK就可以了。

之后当你开单的时候SR 6% 就会自动被选用。

还有几个地方可以Set Default，下次在谈！

Stock Value Maintenance

每个月 的Stock Closing, 你可以在Stock Value Maintenance 填写。填了之后，数目就会呈现在Financial Report. 一般上的用户在点算货源之后就会打在Stock Value Maintenance. 甚少有用户会用Live Stock Balance In all Financial Reports，而且这个Live Stock Balance 拿到的数目也不准确。所以大家尽量可以避免用这个setting.

G/L --> Stock Value Maintenance

当你打了Closing 数目， 数目就会呈现在Financial Report。

 

 

 

更多详情，不妨上AutoCount网站 查询。

Lock Opening Balance

在AutoCount，如果你已经Maintain Opening Balance，你可以选择Lock 掉Opening Balance，不让其他用户去更改任何数目，以防opening balance 的数目不对，到时你要查回去就头痛了。

Toolsà Manage Fiscal Yearà Lock Opening Balance

 

 

Tick 了之后，你去G/LàOpening Balance, 系统就会出现这个信息，不给任何人Edit Opening Balance。